自分のキャパシティを越えてしまった時の対処法について おすすめの方法を紹介します

自分のキャパシティーを越えてしまうと、
周りが見えなくなってしまいます。

その結果、優先的に進めなければならない案件があるにもかかわらず、
優先順位を上げずに処理してしまい、
結果どれもこれも中途半端で差し戻しに合い、
余計な時間を食ってしまう。
なんて事になりがちです。

これが末期状態になると思考回路が完全停止してしまいます。
仕事が全く追いつかない激ヤバ状態でミスを連発なんと事になります。

完全にキャパオーバーという状態ですね。

そこで今回は、
自分のキャパシティを越えてしまった時の対処法について
おすすめの方法を紹介します。

 

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キャパシティーは、超えないようにコントロールすることが重要です

キャパシティーは、人によって違います。
複数の作業を同時にこなすことができる人もいれば、
1つ1つの作業しかこなせない人もいます。

 

ですので、
「あの人の様に早く仕事をこなしたい。」
「いくつもの作業を、同時にこなしたい」
と思って、真似をしてみても出来ません。

 

 

同じように、複数の作業を同時にこなそうとしても、
1つ1つの作業が、中途半端になるだけなのです。

ですので、自分のキャパシティーを知り、
見極めることが重要です。

 

そして、そうすることによって、
これからの行動の幅(限界値)を
決められるようになります。

なので、自身を知るという意味でも、
これは是非参考にしてみてください。

 

 

まずは、自分のキャパシティーを知りましょう

1日の予定を紙に書きだします。

まず朝、出社したら(あるいは仕事をはじめるときに)、
今日中に終わらせようと思っていることを、
紙に書いてリストにしましょう。

無理してたくさんかく必要はありません。
本当に、今日やろうと思った仕事だけを書きます。

Woman writing letter

 

やり終えたら、一つずつ消し込んでいきましょう

終わったら、ヨコ線で消してください。
作業が追加になったら、書き加えてください。

仕事が終わるとき、そのリストを見てみてください。
作業は残っていますか?
全部こなせたでしょうか?

ちなみに、残ったからダメ、こなせたからOKという話ではありません。
ただ確認してもらえればよいです。

こなせた仕事の量が、
あなたのキャパシティーなのです。

ただ、1回でははかり切れませんので、
次の日も続けてください。

 

次の日も、同じように予定を書きこんで、消し込んでいきます

次の日も、また同じことをします。
新しい紙に、まず昨日残ったタスクを書き、
その下に、新しいタスクを書いていく。
これくらいで一日分かな、と思ったら、
その紙に書かれたタスクをこなしていきましょう。

これを5年続けると、
自分が1日にどれくらいの仕事ができるのかを、
正確に把握できるようになります。
これを知っておくことで、
仕事はとてもスムーズに進むようになるでしょう。

 

 

自分のキャパシティーが分かったら、超えないようにしましょう

忙しい時ほど平常心とマイペースが大切です

仕事は自分のペースが乱されると、
パニックとなりミスを連発やパニックになります。
仕事が忙しいほど、投げやりになっていないか確認をしましょう。

投げやりになる

 

忙しい時ほど、つまらないミスを減らして
業務効率化を図ることが、
結果として成長スピードを上げていきます。

 

 

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それでも、キャパシティーを越えてしまった時は

一旦落ち着きましょう

忙しすぎて仕事に追われ過ぎると思考回路が停止します。
一旦停止するとマイナス方向に思考がフル回転するのが人間です。

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一部の方はこの状況を楽しむドMですがそんな人は少数派です。
一般の方が心がけることは、
焦らずゴールを設定して、優先順位をつけ丁寧に仕事をこなしていく事です。

 

全てをやり切らなくてよいのです

全てやらなくていいんです!
依頼されたことは、全て100%で答える必要はありません。
何事も100%で対応をする方は、
目標を見失っている傾向があります。
何事も100%で仕事をしようとする方は、
自分の設定されている目標を忘れてしまいがちで、
目の前の業務しか見えていない傾向です。

実は依頼の背景を想像したり確認するで、
実は50%の処理で済むことも実は多いのです。

 

 

睡眠をとるように心掛けましょう

キャパオーバーになってしまっているときには、
肉体的にも精神的にも疲れてしまっている可能性が高いのです。
キャパオーバーだと感じた時に、
すぐに寝るというのは難しいかもしれません。

しかし、最近キャパオーバーになっているなと感じた時には、
生活習慣を見直して、
なるべくたくさんの睡眠をとるように心掛けましょう。

睡眠の効果と重要性

また、どれだけ睡眠を取っても疲れが取れない場合もありますよね。
そんな時には質の良い睡眠がとれていないと考えることができます。
そのため、ゆっくりお風呂に浸かったり、
寝る前ストレッチをしたりと、
なるべく心や身体をリラックスさせてから
布団の中に入るようにしてみてください。

心や身体の疲れをしっかりと取り除ければ、
キャパオーバーになる可能性も低いと考えられていますよ。
頻繁にキャパオーバーになる人は、
その日の疲れはその日のうちに取り除くようにしてみてください。

 

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

キャパシティーは、人によって差があります。
キャパシティーを越えてしまうと、
周りが見えなくなり、判断ができなくなってしまいますので、
自分のキャパシティーを知り、
越えないようにすることが重要になります。

けど、どうしても超えてしまった場合は、
一旦落ち着いて、よく考えてみて下さい。
100%達成しないといけないのか?
睡眠は取れているのか?

この記事が参考になれば、幸いです。

 

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